manage2sail und Vereinssoftware: Was mit den Daten geht und was nicht

Was manage2sail ist

manage2sail ist ein Online-Portal für Regatten. Veranstalter legen dort Regatten an, nehmen Meldungen entgegen, verwalten Meldegelder und werten die Wettfahrten aus. Segler melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse an und verwalten ihr Profil und ihre Meldungen.

Betreiber laut Impressum ist die ST Software s.r.o. in Liberec (Tschechien), ein verbundenes Unternehmen der ST Sportservice GmbH in Leipzig. Der Deutsche Segler-Verband (DSV) bietet manage2sail seinen Mitgliedsvereinen als Service an. Seit März 2019 ist die Software für alle DSV-Mitgliedsvereine kostenlos.

Das DSV-Handbuch (Version 1.6, 2019) beschreibt mehrere Teile:

• INFO: öffentliche Seite mit Ausschreibungen, Melde- und Ergebnislisten.
• PORTAL für Vereine: Regatten anlegen, Meldegelder festlegen, Meldungen prüfen und bearbeiten.
• PORTAL für Segler: Profil, eigene Meldungen, Mitgliedschaft in Klassenvereinigungen.
• ORM (Online Result Manager): Wertung, Ergebniseingabe, Notice Board.
• Modul für Klassenvereinigungen: unter anderem Ranglisten aus Regattaergebnissen.

Das Handbuch ist von 2019. Einzelne Menüs und Funktionen können sich seitdem geändert haben. Prüfe Details im aktuellen Portal.

Gibt es eine manage2sail-API?

Die ehrliche Antwort nach Quellenlage: Wir haben keine öffentlich zugängliche Dokumentation einer Schnittstelle gefunden, die ein Verein einfach nutzen könnte. Auf der Startseite gibt es keine Entwicklerseite. Im Handbuch von 2019 steht beim Punkt „API“ für angeschlossene Systeme nur: „in Vorbereitung“.

Es gibt aber Hinweise, dass angebundene Systeme Daten beziehen. Die Entwicklerdoku der Sailing Analytics (früher SAP Sailing Analytics) beschreibt den Import offizieller Ergebnisse aus manage2sail. Dafür braucht man einen eigenen Zugangsschlüssel. Das spricht für Zugänge im Einzelfall, nicht für eine offene API für alle.

Die Nutzungsbedingungen von manage2sail sind streng formuliert. Dort steht, dass Nutzer erhaltene Informationen nicht kopieren, verteilen, veröffentlichen oder daraus abgeleitete Werke erstellen dürfen. Einzelne Seiten dürfen heruntergeladen oder ausgedruckt werden, wenn Urheberhinweise erhalten bleiben. Ein automatisierter Abruf ist dort nicht ausdrücklich erlaubt.

Für deinen Verein heißt das: Wenn du Daten automatisiert beziehen willst, frag beim Betreiber oder beim DSV nach. Bau nichts auf eigene Faust, das die Nutzungsbedingungen berührt. Wie das rechtlich zu bewerten ist, klärst du im Zweifel mit dem Verband oder einer Rechtsberatung.

Eine solche Anfrage wird eher beantwortet, wenn sie konkret ist. Nenne deinen Verein und die DSV-Mitgliedschaft. Beschreibe, welche Daten du brauchst und wofür, zum Beispiel nur die Meldungen deiner eigenen Mitglieder. Sag auch, wie oft du sie brauchst und wer im Verein darauf zugreift. Je enger der Zweck, desto leichter lässt sich die Frage prüfen, auch beim Datenschutz. Rechne damit, dass die Antwort Nein lautet, und plane den Ablauf ohne Schnittstelle trotzdem.

Welche Daten ein Verein typischerweise braucht

Bevor du nach einer Schnittstelle suchst, kläre, was du wirklich brauchst. In den meisten Vereinen sind es drei Dinge:

• Meldungen: Wer aus dem Verein, vor allem aus der Jugend, fährt welche Regatta? Wichtig für Trainerplanung, Fahrgemeinschaften und Hängerbelegung.
• Startgelder: Wer hat was bezahlt, und was erstattet oder bezuschusst der Verein? Wichtig für Kassenwart und Jugendetat.
• Ergebnisse: Platzierungen für Vereinsranglisten, Jahresauswertung, Ehrungen und Berichte an Förderer.

Für keinen dieser Zwecke brauchst du zwingend eine Schnittstelle. Meist reichen Belege und Listen, die ohnehin entstehen.

Was manage2sail ohne Schnittstelle liefert

Laut DSV-Handbuch gibt es auf beiden Seiten Ausgaben, die du nutzen kannst.

• Als Veranstalter: Export der Meldedaten als Excel-Datei, Meldeliste als PDF und eine Check-in-Liste als PDF mit dem Status der Meldungen.
• Als Veranstalter: Import von Meldungen per Excel-Vorlage, etwa aus anderen Meldeportalen.
• Ergebnisse: Die Ergebnislisten erscheinen im INFO-Bereich online und als PDF.
• Für Segler und Eltern: Über „Meine Meldungen“ sieht man alle eigenen Meldungen. Zu jeder Meldung kann eine Quittung oder Rechnung ausgedruckt werden.
• Für Segler und Eltern: Hat der Veranstalter es eingestellt, kommt bei der Meldung eine Bestätigungs-E-Mail.

Ein fester Ablauf im Verein

Ohne Schnittstelle hängt alles an einer klaren Reihenfolge. So kann sie aussehen:

• 1. Vor der Saison: Lege fest, welche Regatten der Verein unterstützt und in welcher Höhe er Startgelder übernimmt. Halte das schriftlich fest.
• 2. Bei der Meldung: Segler oder Eltern melden selbst in manage2sail. Sie melden zusätzlich vereinsintern, damit Trainer und Jugendwart den Überblick haben.
• 3. Nach der Zahlung: Sie laden die Quittung oder Rechnung aus manage2sail herunter und reichen sie beim Verein ein.
• 4. Prüfung: Der Kassenwart gleicht Beleg, Person und Regatta ab und gibt die Erstattung frei.
• 5. Auszahlung: Erstattungen gesammelt auszahlen, zum Beispiel einmal im Monat.
• 6. Nach der Regatta: Den Link zur Ergebnisliste oder das PDF ablegen. Platzierungen für die Jahresauswertung übertragen.
• 7. Saisonende: Liste aller Meldungen, Erstattungen und Ergebnisse prüfen, bevor der Jugendetat für das nächste Jahr steht.

Wenn dein Verein selbst Regatten ausrichtet, nutze den Excel-Export der Meldedaten als Veranstalter. Das ersetzt kein Abtippen fremder Regatten, spart aber bei eigenen Veranstaltungen viel Arbeit.

Typische Fehler

• Auf eine API warten, statt jetzt einen einfachen Ablauf festzulegen.
• Daten automatisiert abgreifen, ohne vorher Betreiber oder DSV zu fragen.
• Startgelder ohne Beleg erstatten. Später weiß niemand mehr, was wofür gezahlt wurde.
• Denselben Beleg zweimal einreichen lassen, etwa per Mail und auf Papier.
• Ergebnislisten mit Namen von Kindern ungefragt auf die Vereinsseite stellen. Kläre vorher mit deinem Datenschutzverantwortlichen, was erlaubt ist.
• Nur die öffentliche Meldeliste im Blick haben. Wer vereinsintern nicht gemeldet ist, fehlt dann in Trainer- und Hängerplanung.